🎓 Atelier : Rédiger, Synthétiser, Organiser

L'IA au quotidien pour les personnels administratifs de l'UMLP

Ce guide interactif vous aide à pratiquer les prompts pour automatiser vos tâches récurrentes dans le cadre de votre travail à l'université.

Rappel

En IA générative, un prompt est une consigne en langage naturel adressée à un modèle pour produire un contenu (texte, image, code, etc.). Une formulation trop vague ou trop longue peut altérer la cohérence du contenu généré. Il est donc essentiel d’évaluer et de valider soigneusement les informations produites par l’IA.

💡 La Méthode R.T.F.C.

Pour un prompt efficace, précisez toujours :

  • Rôle : Qui est l'IA ?
  • Tâche : Que doit-elle faire ?
  • Format : Quel est le rendu (tableau, mail...) ?
  • Contrainte : Ton, limite de mots, public cible...

Exercice 1 : Simplification Administrative

Scénario : Vous devez expliquer une procédure de bourse ou un règlement intérieur complexe à un nouvel étudiant de première année perdu dans le jargon.
Rôle : Conseiller d'orientation bienveillant. Tâche : Reformule le texte ci-dessous pour le rendre compréhensible par un étudiant de L1. Format : Une liste à puces avec des étapes chronologiques. Contrainte : Ton accueillant, phrases courtes, aucun jargon technique. Texte : [COLLEZ VOTRE TEXTE ICI]

Exercice 2 : Gérer les mails difficiles

Scénario : Un étudiant conteste une date limite de dépôt de dossier passée. Vous devez refuser sa demande par mail tout en restant très diplomate.
Rôle : Responsable de scolarité expérimenté. Tâche : Rédige une réponse à un mail d'étudiant qui conteste une date limite de dépôt passée de 5 jours. Format : Courriel professionnel structuré. Contrainte : Sois empathique mais ferme sur le règlement. Insiste sur l'équité entre tous les candidats.

Exercice 3 : Synthèse de réunion

Scénario : Vous avez pris des notes en vrac lors d'une commission. Il faut en faire un compte-rendu propre pour vos collègues absents.
Rôle : Secrétaire de séance rigoureux. Tâche : Transforme mes notes brutes ci-dessous en un compte-rendu professionnel. Format : Document structuré (Résumé des décisions + Tableau des actions Qui/Quoi/Quand). Contrainte : Style direct, élimine les discussions inutiles, garde l'essentiel. Notes : [COLLEZ VOS NOTES ICI]

Exercice 4 : Analyse et Synthèse de Document (PDF)

Scénario : Vous venez de recevoir un rapport de 40 pages ou une nouvelle circulaire ministérielle. Vous avez besoin d'en extraire les points critiques et les actions à mener sans tout lire immédiatement.
Rôle : Analyste administratif expert. Tâche : Analyse le document PDF joint et réalise une synthèse structurée. Format : 1. Résumé exécutif (3 phrases max). 2. Liste des 5 points clés à retenir. 3. Tableau des impacts directs pour notre service. 4. Calendrier des échéances mentionnées. Contrainte : Ton factuel, style "note de synthèse" pour la direction. [Note : Chargez votre document avant d'envoyer ce prompt]

Exercice 5 : Planification de Projet

Scénario : Organisation d'un colloque ou d'une journée d'accueil. Vous partez de zéro et avez besoin d'une structure de projet.
Rôle : Gestionnaire de projet événementiel. Tâche : Créer un rétroplanning pour l'organisation d'une conférence prévue le 15 juin. Format : Tableau Markdown (Échéance, Action, Responsable, Statut). Contrainte : Nous sommes à J-60. Inclure : réservation de salle, traiteur, invitations et impression des badges.

Exercice 6 : Spécial IT & Admin Système

Scénario : Vous devez automatiser une sauvegarde de serveur et documenter la procédure pour votre équipe.
Rôle : Expert DevOps / Administrateur Système. Tâche : Rédige un script Bash pour automatiser la sauvegarde du dossier "/var/www/html" vers un serveur distant. Format : Script commenté + documentation Markdown pour Crontab. Contrainte : Vérifier si le dossier source existe, envoyer un log dans /var/log/backup.log.
SÉCURITÉ & RGPD : Ne saisissez jamais de données réelles nominatives (Noms, Emails, IBAN) dans l'IA. Utilisez toujours des données fictives lors de vos tests.